L’essentiel : l’agencement d’un cabinet d’avocat ou d’un office notarial part d’une obligation légale, le secret professionnel, posé par l’article 66-5 de la loi du 31 décembre 1971 pour les avocats et par l’article 23 de la loi du 25 ventôse an XI pour les notaires. La banque d’accueil doit donc masquer écrans et dossiers, et la salle d’attente être éloignée des bureaux. Chez le notaire, la salle de signature s’équipe d’un grand écran et de prises pour l’acte authentique électronique, signé sur tablette avec un stylet depuis 2008, et les archives doivent loger des minutes conservées 75 ans avant leur versement aux Archives départementales. Un menuisier agenceur, ou un ébéniste pour les pièces de représentation, fabrique ces meubles sur mesure.
Cette page fait partie de notre guide agencement de locaux professionnels.
Ce que le mobilier doit protéger
Le secret professionnel de l’avocat couvre, selon l’article 66-5 de la loi du 31 décembre 1971, les consultations adressées au client, les correspondances, les notes d’entretien et, plus généralement, toutes les pièces du dossier. Celui du notaire découle de l’article 23 de la loi du 25 ventôse an XI, qui interdit de communiquer les actes à d’autres personnes que les intéressés, leurs héritiers ou ayants droit, sauf décision de justice. Ces textes ne parlent pas de mobilier, mais ils en dictent l’esprit : rien de ce qui concerne un client ne doit être visible, audible ou accessible par un autre.
Dans un cabinet, les fuites les plus banales sont physiques. Un dossier posé sur le comptoir avec le nom du client en couverture. Un écran de secrétariat lisible depuis la salle d’attente. Une conversation téléphonique entendue à travers une cloison légère. Une armoire d’archives ouverte dans un couloir de passage. L’agencement corrige ces points bien mieux que les consignes.
Recevoir sans que la salle d’attente entende
La banque d’accueil d’un cabinet d’avocat ou d’un office notarial est généralement plus haute sur la face client, pour cacher le plan de travail, et plus profonde que celle d’un commerce, pour éloigner le visiteur des documents. Les dossiers arrivés au courrier, les actes à faire signer et les pièces remises par les clients se rangent dans des tiroirs ou des casiers fermés côté secrétariat, jamais en pile sur le plateau.
La salle d’attente se place hors de portée d’oreille de l’accueil et des bureaux. Si la configuration ne le permet pas, une porte vitrée, un sas ou des panneaux acoustiques intégrés au mobilier réduisent la transmission des voix. Les bureaux des associés et des collaborateurs demandent des portes pleines et des cloisons correctement isolées ; c’est un sujet à traiter avec le plaquiste autant qu’avec le menuisier.
Un cabinet qui reçoit du public est un établissement recevant du public, avec les obligations d’accessibilité qui s’y attachent. Une partie de la banque doit offrir une hauteur maximale de 0,80 m et un vide en partie inférieure d’au moins 0,30 m de profondeur, 0,60 m de largeur et 0,70 m de hauteur, selon l’arrêté du 8 décembre 2014 pour les locaux existants. Notre page banque d’accueil PMR reprend ces cotes.
La salle de signature, pièce maîtresse de l’office
Chez le notaire, la signature réunit vendeurs, acquéreurs, parfois un banquier ou des héritiers. Depuis 2008, le notariat signe des actes authentiques électroniques : le notaire lit les mentions principales de l’acte, que les parties suivent sur un grand écran ou sur des écrans individuels, puis chacun signe sur une tablette avec un stylet. La table de signature devient donc un meuble technique.
Le menuisier doit prévoir des passages de câbles dans le plateau et les pieds, des prises et ports de recharge accessibles à chaque place, un support ou un mur pour l’écran, et une place pour la tablette de signature qui circule autour de la table. Pour les signatures à distance, où une partie des signataires se connecte en visioconférence, une caméra et un micro trouvent leur place au bout de la table ou sur le meuble de l’écran.
Chez l’avocat, l’équivalent est la salle de réunion où l’on reçoit un client avec son conseil ou où l’on mène une négociation. Mêmes besoins d’écran et de connexions, avec une exigence d’isolation phonique encore plus marquée.
Ces tables sont souvent la pièce la plus représentative du cabinet. Un plateau en chêne, en noyer ou en placage, parfois dessiné et fabriqué par un ébéniste, donne le ton de la maison.
Archives : des minutes gardées 75 ans
Les minutes et répertoires des notaires sont des archives publiques au sens du code du patrimoine. Le notaire les conserve jusqu’à ce qu’elles deviennent librement communicables, soit 75 ans, puis les verse aux Archives départementales. Un office qui existe depuis longtemps conserve donc des décennies de papier, en plus des dossiers courants.
Les avocats n’ont pas cette obligation de versement, mais leurs dossiers, couverts par le secret, doivent être rangés à l’abri des regards et des accès non autorisés. Dans les deux cas, les rayonnages d’archives supportent des charges importantes, se placent dans une pièce fermant à clé et gagnent à être protégés de l’humidité ; notre article sur la protection des meubles contre l’humidité donne des repères utiles pour un local en sous-sol.
| Élément | Enjeu | Matériaux conseillés |
|---|---|---|
| Banque d’accueil | Masquer écrans et dossiers, accueil accessible | Face haute en bois plaqué ou massif, plateau stratifié côté secrétariat, tiroirs fermant à clé |
| Salle d’attente | Éloignement des bureaux, confort | Banquette ou fauteuils, panneaux acoustiques bois perforé ou tissu |
| Table de signature | Acte électronique, écran, visioconférence | Plateau massif ou plaqué, passages de câbles, prises intégrées |
| Meuble d’écran | Lecture collective de l’acte | Caisson bois avec niche ventilée pour le matériel |
| Archives et minutier | Conservation sécurisée, charges lourdes | Rayonnages renforcés, portes fermant à clé |
| Bureaux | Entretiens confidentiels | Bureau bois, rangements fermés, retour pour écran |
Préparer le projet avec l’artisan
Un cabinet ne ferme pas facilement, et une étude encore moins en période de signatures. La fabrication se fait en atelier, la pose le week-end ou pendant les congés, pièce par pièce si nécessaire. Donnez au menuisier un plan coté, la liste des postes et du matériel, vos exigences de confidentialité, les contraintes du bâtiment (immeuble ancien, copropriété, horaires de livraison) et le style recherché.
Le prix dépend des essences, de la part de bois massif ou plaqué, de la quantité de rangements et du matériel intégré. À titre indicatif, le taux horaire d’un menuisier se situe entre 40 et 65 € HT, celui d’un ébéniste entre 45 et 75 € HT.
Pour aménager votre cabinet ou votre office, trouvez un menuisier agenceur à Paris ou Lyon, ou un artisan près de chez vous dans l’annuaire des menuisiers.
Questions fréquentes
Comment aménager l’accueil d’un cabinet d’avocat pour respecter le secret professionnel ?
En choisissant une banque d’accueil à face haute qui masque le plan de travail et les écrans, en rangeant les dossiers dans des tiroirs fermés côté secrétariat, en éloignant la salle d’attente des bureaux et en isolant les cloisons, puisque l’article 66-5 de la loi du 31 décembre 1971 couvre toutes les pièces du dossier et les notes d’entretien.
Que faut-il prévoir dans une salle de signature de notaire ?
Une table assez grande pour toutes les parties, avec passages de câbles et prises à chaque place, un grand écran pour suivre la lecture de l’acte authentique électronique, de la place pour la tablette de signature et, pour les signatures à distance, une caméra et un micro.
Combien de temps un notaire conserve-t-il ses minutes ?
Le notaire conserve ses minutes et répertoires 75 ans, délai au terme duquel ils deviennent librement communicables, puis les verse aux Archives départementales, en application des articles L211-4 et L213-2 du code du patrimoine.
Qui fabrique une banque d’accueil pour une étude notariale ?
Un menuisier agenceur réalise la banque d’accueil et les rangements sur mesure, et un ébéniste peut prendre en charge les meubles de représentation comme la table de signature en bois massif ou plaqué.